01Quem somos e o que este documento cobre
A Voxy é um sistema de gestão para barbearias, oferecido pela Voxy Tecnologia Ltda., inscrita no CNPJ 00.000.000/0001-00, com sede em Porto Alegre, Rio Grande do Sul. Nesta política, Voxy, nós e a gente se referem a essa empresa.
O documento vale para o site voxyapp.com.br, para o painel do gestor, para o aplicativo do profissional e para o aplicativo que cada barbearia publica no endereço dela dentro do domínio voxyapp.com.br. Ele explica quais dados pessoais são tratados, com que finalidade, por quanto tempo e o que você pode exigir da gente.
O tratamento segue a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a Lei 13.709/2018. Onde a lei usa um termo técnico, a gente usa o mesmo termo e explica ao lado.
02Os dois papéis da Voxy
Esta é a parte mais importante do documento, e é o que costuma faltar nas políticas de sistemas parecidos. A Voxy trata dados pessoais em duas posições diferentes, e a posição muda quem decide o quê.
| Situação | Papel da Voxy | O que isso significa |
|---|---|---|
| Dados de quem assina a Voxy | Controladora | Quem contrata o sistema, a equipe com acesso ao painel, os dados de cobrança da assinatura. Aqui quem decide as finalidades é a Voxy. |
| Dados dos clientes da barbearia | Operadora | Nome, telefone, histórico de corte, preferências e pagamentos dos clientes finais. Quem decide o que fazer com eles é a barbearia, que é a controladora. A Voxy só executa. |
Se você é cliente de uma barbearia e quer apagar seus dados, o pedido vale mais quando feito à barbearia, que é quem controla essa base. Se preferir falar com a gente, a gente encaminha e acompanha, mas quem decide é ela.
03Que dados a gente trata
Da barbearia que assina. Nome do responsável, e para contato: e-mail e telefone. Nome fantasia, razão social, CNPJ ou CPF, endereço das unidades. Dados de cobrança da assinatura, sem o número completo do cartão, que fica com o meio de pagamento e nunca é gravado nos nossos servidores.
Da equipe. Nome, e-mail, telefone, cargo, perfil de acesso, jornada, comissão e, quando a barbearia cadastra, documentos trabalhistas anexados por ela.
Dos clientes da barbearia. Nome, telefone, e-mail quando informado, data de nascimento quando informada, histórico de agendamentos, serviços consumidos, produtos comprados, plano de assinatura, saldo de fidelidade e observações que a barbearia registrar. Fotos, quando a barbearia usa o registro de antes e depois.
De uso do sistema. Endereço IP, tipo de aparelho e de navegador, data e hora de cada acesso, páginas visitadas e ações registradas em trilha de auditoria, como quem cancelou um agendamento ou alterou um preço.
A gente não trata dado sensível de propósito. A Voxy não pede origem racial, opinião política, filiação sindical, religião, dado genético nem biométrico. Se a barbearia escrever algo assim num campo livre de observação, ela é a responsável por esse registro.
04Para que a gente usa
- Operar o sistema: mostrar a agenda, abrir comanda, calcular comissão, fechar caixa e emitir relatório.
- Enviar confirmação, lembrete e aviso de agendamento para o cliente da barbearia, por WhatsApp, e-mail ou notificação, conforme a barbearia configurar.
- Cobrar a assinatura da barbearia e, quando ela usa planos, executar a cobrança recorrente que ela configurou para os clientes dela.
- Dar suporte, o que às vezes inclui um técnico nosso olhar a conta para reproduzir um problema que você relatou.
- Falar com quem pediu contato pelo site: nome, telefone, e-mail e a faixa de faturamento declarada servem para a Voxy retornar por WhatsApp e por e-mail. Não viram lista de disparo. Junto com o pedido fica guardada a origem da visita, quando o endereço de chegada trazia essa informação: de qual site ou rede você veio e qual campanha ou anúncio trouxe você até aqui. Serve para a gente saber quais divulgações funcionam.
- Medir o resultado dos nossos anúncios na Meta, dona do Facebook e do Instagram. Só acontece no site, e só se você aceitar os cookies de publicidade. Os detalhes estão em cookies e armazenamento.
- Manter segurança: detectar acesso indevido, abuso e fraude, e guardar registro de acesso como a lei exige.
- Melhorar o produto a partir de números agregados, como quantas barbearias usam determinada tela. Esse uso não identifica pessoa.
A gente não vende dado pessoal, não aluga base e não usa os dados dos clientes de uma barbearia para oferecer nada a eles em nome da Voxy.
05Com que base legal
Todo tratamento precisa de uma base legal do artigo 7 da LGPD. As que a gente usa são estas:
| Tratamento | Base legal |
|---|---|
| Operar o sistema para quem assinou | Execução de contrato |
| Cobrança da assinatura e emissão fiscal | Obrigação legal e execução de contrato |
| Guarda de registro de acesso | Obrigação legal, Marco Civil da Internet |
| Segurança, prevenção a fraude e suporte | Legítimo interesse |
| Comunicação de novidades para quem assina | Legítimo interesse, com descadastro em todo envio |
| Contato com quem pediu contato pelo site | Diligência prévia ao contrato, a pedido do titular |
| Medição de anúncios no site | Consentimento, que você pode retirar quando quiser |
| Tratamento dos dados dos clientes da barbearia | Determinação da barbearia controladora |
06Com quem a gente compartilha
Para o sistema funcionar, alguns fornecedores tratam dados por nossa conta. Todos operam sob contrato, só podem usar os dados para prestar o serviço contratado e não podem repassá-los.
| Categoria | Para quê |
|---|---|
| Hospedagem e banco de dados | Rodar a aplicação e guardar a base |
| Meio de pagamento | Cobrar a assinatura e processar a cobrança recorrente dos clientes da barbearia |
| Envio de mensagem | Entregar e-mail transacional e mensagem de WhatsApp |
| Monitoramento e registro de erro | Descobrir e corrigir falha do sistema |
| Publicidade (Meta) | Medir o resultado dos anúncios da Voxy, só para quem aceitou os cookies de publicidade no site |
Fora isso, a gente só compartilha por ordem judicial, requisição de autoridade competente ou para exercer direito em processo. Em caso de venda ou incorporação da empresa, a base seria transferida ao sucessor, que assumiria esta política, e você seria avisado antes.
07Onde os dados ficam
A base fica hospedada em servidores no Brasil. Alguns fornecedores de apoio, como monitoramento de erro e envio de e-mail, processam dados fora do país. Nesses casos a transferência internacional acontece com as garantias do artigo 33 da LGPD, por cláusulas contratuais específicas.
A Meta também processa fora do Brasil o que recebe do site. Isso só vale para quem aceitou os cookies de publicidade.
08Por quanto tempo a gente guarda
| Dado | Prazo |
|---|---|
| Dados da conta e da operação | Enquanto a assinatura estiver ativa |
| Depois do cancelamento | Mais 90 dias para você conseguir exportar tudo, e então exclusão ou anonimização |
| Registro de acesso à aplicação | 6 meses, como pede o Marco Civil da Internet |
| Documento fiscal e financeiro | 5 anos, por obrigação legal |
| Base anonimizada para estatística | Sem prazo, por não identificar mais ninguém |
Durante os 90 dias após o cancelamento, você continua conseguindo exportar clientes, agendamentos e financeiro pela própria conta. Passado esse prazo, a exclusão é definitiva e não tem volta.
09Como a gente protege
- Todo tráfego trafega cifrado, com TLS, entre o navegador e o servidor.
- Senha é guardada com resumo criptográfico e nunca em texto legível.
- Cada barbearia enxerga só a base dela. A separação é verificada em cada consulta ao banco, e não apenas na tela.
- Acesso interno é nominal, restrito por função e registrado em trilha de auditoria.
- Cópia de segurança diária, guardada separada do servidor que roda o sistema.
- Segundo fator de autenticação disponível para as contas com acesso ao painel.
Nenhum sistema é imune. Se acontecer um incidente de segurança com risco relevante, a gente comunica os afetados e a Autoridade Nacional de Proteção de Dados nos prazos da lei, dizendo o que houve, o que foi exposto e o que a gente fez.
10Seus direitos
O artigo 18 da LGPD garante a você, titular dos dados, pedir a qualquer momento:
- Confirmação de que existe tratamento e acesso aos dados.
- Correção de dado incompleto, inexato ou desatualizado.
- Anonimização, bloqueio ou eliminação de dado desnecessário ou excessivo.
- Portabilidade dos dados para outro fornecedor.
- Eliminação dos dados tratados com base no consentimento.
- Informação sobre com quem a gente compartilhou.
- Revogação do consentimento, quando foi ele que autorizou o tratamento.
Escreva para privacidade@voxyapp.com.br. A gente responde em até 15 dias. Pode ser que a gente peça uma confirmação de identidade antes, porque entregar dado pessoal para a pessoa errada seria o oposto de proteger.
Se o pedido for sobre dados que você deixou com uma barbearia, a gente encaminha para ela, que é quem controla essa base, e acompanha até a resposta.
12Crianças e adolescentes
A conta da Voxy é de uso profissional e só pode ser criada por maior de 18 anos. Barbearia atende criança, e é comum um agendamento estar em nome de um menor. Nesse caso o cadastro é feito pela barbearia, no melhor interesse da criança, e cabe a ela obter o consentimento de quem é responsável, como manda o artigo 14 da LGPD.
13Mudanças nesta política
Quando este documento mudar, a data no topo muda junto. Se a alteração for relevante, como uma finalidade nova ou uma categoria nova de compartilhamento, a gente avisa por e-mail e dentro do painel com pelo menos 15 dias de antecedência.
As versões anteriores ficam guardadas e podem ser pedidas por e-mail.
14Falar com o encarregado
O encarregado pelo tratamento de dados pessoais, o DPO previsto no artigo 41 da LGPD, atende em privacidade@voxyapp.com.br.
Para dúvidas sobre contrato, cobrança e cancelamento, o documento certo são os termos de uso. Para qualquer outro assunto, oi@voxyapp.com.br chega mais rápido.
Você também pode reclamar diretamente à Autoridade Nacional de Proteção de Dados, pelos canais oficiais dela.
Este documento é a versão vigente da política de privacidade da Voxy. Ele é escrito para ser lido por quem administra uma barbearia, não só por advogado. Se alguma parte estiver confusa, escreva para privacidade@voxyapp.com.br que a gente reescreve o trecho.